Istnieje kilka zasadniczych kwestii, które składają się na rzeczywistość pracy z kasą lub drukarką fiskalną. To nie tylko ewidencjonowanie transakcji oraz wystawianie paragonów, ale również szereg rutynowych zadań i czynności – jak np. archiwizowanie kopii wspomnianych wydruków, wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych czy też zlecanie przeglądów technicznych. Przeglądów, które muszą odbyć się w konkretnych terminach.
Tematowi przeglądów technicznych warto się nieco przyjrzeć z kilku powodów. Po pierwsze, początkujący użytkownicy kas i drukarek fiskalnych powinni być świadomi tego, że chodzi o jedną z istotniejszych kwestii, dotyczących pracy z tego typu technologiami. Po drugie, doświadczeni przedsiębiorcy powinni wiedzieć, że w kontekście aktualnych prac nad nowelizacją do ustawy o VAT, rozporządzeniem związanym z systemem fiskalizacji online itd. – kwestia tego typu kontroli również się pojawia. A poza tym warto zdawać sobie sprawę, czemu wspomniane przeglądy są tak ważne i na czym generalnie polegają.
Przegląd techniczny to nie zalecenie – to obowiązek
Z racji tego, że kasy i drukarki fiskalne to urządzenia o „charakterze prawnym”, wiele kwestii z nimi związanych zostało ściśle uregulowane przez przepisy, których podatnik ma obowiązek przestrzegać. Podobnie jest z aspektem opieki serwisowej nad wspomnianymi technologiami. Mówiąc dokładniej, każdy przedsiębiorca zobligowany do ewidencjonowania obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego, musi zgłaszać je na przegląd techniczny nie rzadziej niż co 2 lata (choć może też częściej). Zaniechanie tej zasady równa się złamaniu przepisów, które może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji (np. kary w postaci grzywny). Natomiast same kontrole, można tak powiedzieć, są istotne podwójnie. Po pierwsze – potwierdzają przed organami skarbowymi fakt, że urządzenie fiskalne działa poprawnie, co stanowi ważną informację w kontekście oceny prawidłowości ewidencji obrotu. Po drugie – rutynowe przeglądy w pewnej mierze chronią użytkowane kasy i drukarki rejestrujące przed skutkami eksploatacji i nagłymi awariami, uniemożliwiającymi dalszą pracę. Da się więc powiedzieć, że są przeprowadzane również w interesie podatnika.
Co się dzieje z urządzeniem fiskalnym podczas przeglądu?
To raczej oczywiste, że kontrolę techniczną danej kasy czy drukarki fiskalnej przeprowadza uprawniony do tego serwisant. Ale jakie konkretnie działania wtedy podejmuje? Jest ich niemało – m.in. sprawdza stan obudowy urządzenia, włącznie z plombami, które obligatoryjnie powinny pozostać nienaruszone (w innym wypadku jest to bardzo niepokojący sygnał dla serwisanta, sugerujący niedopuszczalną ingerencję użytkownika w technologię). Poza tym, weryfikuje prawidłowość funkcjonowania poszczególnych elementów kasy bądź drukarki, np. klawiatury, mechanizmu drukującego czy wyświetlaczy. Oprócz tego, ocenia sposób działania programów zawartych w urządzeniu, a także modułu fiskalnego i pamięci fiskalnej. Przegląd kończy stosowny wpis technika o stanie technologii (z ewentualnymi uwagami pokontrolnymi), umieszczony w książce serwisowej. Tam też trafia dokument potwierdzający zrealizowanie całej procedury.
Co nowego w kwestii przeglądów technicznych?
Choć nowelizacja ustawy o VAT i kwestia systemu fiskalizacji online dotyczą przede wszystkim kas rejestrujących nowej generacji, to jednak towarzyszące im, generalne ustalenia dotyczą także obecnych technologii. Tak jest choćby w przypadku właśnie przeglądów technicznych. W tej sprawie mocniej akcentuje się odpowiedzialność podatnika za dopilnowanie terminowego przeprowadzenia kontroli urządzenia. Niespełnienie takiego wymogu spotka się z nałożeniem przez organy skarbowe kary w wysokości 300 zł (na podstawie braku stosownych wpisów w książce serwisowej). Podatnik będzie wtedy zobowiązany do opłacenia grzywny – w formie przelewu, na numer konta wskazany przez Urząd Skarbowy – w ciągu 14 dni. Co więcej, dodatkowe przeglądy techniczne okażą się konieczne w szczególnych sytuacjach: w przypadku wynajmu kasy rejestrującej online (przed każdą, ponowną fiskalizacją) lub wznowienia działalności gospodarczej, która wcześniej była zawieszona (przed ponownym rozpoczęciem ewidencji obrotu).
Dobry wpis! Właśnie byłam ciekawa czy coś więcej w tej sprawie będzie poruszane w kontekście nowych przepisów i rozwiązań fiskalnych. No i ciekawie było się dowiedzieć co nieco na czym polegają działania serwisanta 🙂 pozdrawiam ciepło wszystkich czytających!