Choć prawo jej nie wymaga, przepisy jednoznacznie regulują obowiązki, jakie są z nią związane. Co więcej – po zadomowieniu się na dobre systemu fiskalizacji online, zyskuje ona dodatkowe aspekty, które należy uwzględnić przy wyborze takiego rozwiązania. O czym mowa? Chodzi o rezerwową kasę fiskalną, na którą – wbrew pozorom – decyduje się wielu przedsiębiorców reprezentujących różne branże. Dlaczego wybierają oni zakup dodatkowego urządzenia rejestrującego? I jakie znaczenie ma tu dopisek „online”?
Kasa rezerwowa u niejednego przedsiębiorcy – dlaczego?
Często przedsiębiorcy stają przed obowiązkiem zakupu urządzenia rejestrującego, które zapewni im możliwość prowadzenia działalności zgodnie z prawem. I choć dla wielu takich osób nabycie kasy fiskalnej stanowi wydatek z tych koniecznych – niemało użytkowników technologii sprzedaży decyduje się przy tej okazji na dodatkowy model. Pełni on wówczas rolę zastępczego urządzenia rejestrującego, które na co dzień nie musi być w ogóle używane. Dlaczego zatem podatnicy wybierają takie rozwiązanie?
Odpowiedź jest prozaiczna, choć w tym konkretnym przypadku zyskuje większe znaczenie. W końcu mówimy o technologii, która ma zagwarantować prawidłowe rejestrowanie obrotu – dokumentowanie i potwierdzanie przed Urzędem Skarbowym faktu, że działalność jest prowadzona zgodnie z przepisami. Z drugiej strony – jak każda inna – może też odmówić posłuszeństwa, czy to na skutek technicznych usterek, intensywnej eksploatacji czy nawet – a, niestety, nie należy to do rzadkości – niewłaściwego sposobu użytkowania. Dlatego każda kasa fiskalna jest objęta stosowną opieką serwisową. Dlatego też musi przechodzić cykliczne, obowiązkowe przeglądy techniczne. Jeśli jednak dojdzie do poważniejszej awarii, uniemożliwiającej prawidłowe funkcjonowanie urządzenia, interwencja serwisu okaże się niezbędna. I nawet przy sprawnej obsłudze serwisowej, naprawa może chwilę potrwać.
Co wtedy? W świetle prawa – jeśli urządzenie nie funkcjonuje prawidłowo, nie pozwala na właściwe rejestrowanie obrotu, a sam przedsiębiorca nie dysponuje innym takim modelem, to zwyczajnie nie może zgodnie z przepisami kontynuować sprzedaży towarów lub usług. A to oznacza mniejsze lub większe (w zależności od natężenia ruchu) straty w dochodach lub nawet w liczbie klientów. Skutecznym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być właśnie rezerwowa kasa fiskalna. Wtedy gdy dojdzie do ewentualnej awarii głównej technologii, przedsiębiorca ma opcję czasowego przejścia na model zastępczy, co pozwoli na kontynuację pracy zgodnie z prawem. Aby jednak skorzystać z takiej możliwości, trzeba pamiętać o zasadniczych kwestiach.
O czym nie wolno zapomnieć przy korzystaniu z rezerwowej kasy fiskalnej?
Jako że posiadanie zastępczego urządzenia rejestrującego nie jest obowiązkowe – tym bardziej przepisy nie nakładają ograniczeń odnośnie tego, jaki to ma być model. Innymi słowy, to od przedsiębiorcy zależy, czy rezerwowa kasa fiskalna będzie identyczna jak ta główna, prostsza i tańsza lub bardziej zaawansowana. Z drugiej strony jednak musi on bezwzględnie pamiętać o kluczowych kwestiach. Jak choćby o tym, że rezerwowa kasa fiskalna podlega takim samym wymogom, co główne urządzenie rejestrujące. Mowa więc zarówno o prawidłowej instalacji (fiskalizacji), jak i późniejszym użytkowaniu: wystawianiu paragonów i obowiązkowych raportów, terminowych przeglądach technicznych czy właściwym przechowywaniu książki serwisowej zastępczej technologii sprzedaży. Niedopełnienie tych wymogów grozi takimi samymi konsekwencjami, bez względu na to, czy mówimy o jednym, czy drugim urządzeniu.
A to nie wszystko. Choć przepisy nie stawiają przeszkód w kwestii wyboru konkretnego modelu, to jednak trzeba uwzględnić typ zastępczej technologii sprzedaży. Dotyczy to konkretnie kas fiskalnych online, które dla wielu branż stały się obowiązkowe. W takim przypadku przedsiębiorca musi zadbać o to, żeby rezerwowy model również zapewniał internetową transmisję niezbędnych danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Jeśli zaś będzie korzystał z technologii dawniejszego typu – złamie przepisy. Podobnie ma się rzecz z ustawową ulgą. Jeśli przedsiębiorca chce, by objęła ona także zakup rezerwowej kasy fiskalnej (w ramach nabywania pierwszych urządzeń rejestrujących), model ten również musi spełniać wymogi systemu online. Obecnie bowiem tylko takich rozwiązań dotyczy wspomniana, ustawowa refundacja części kosztów (do 90% wartości urządzenia, nie więcej niż 700 zł).
ja jeszcze się waham, jeśli chodzi o rezerwówkę 😉 ale mam znajomego, który raz faktycznie boleśnie się przekonał o tym, co to znaczyć nie móc dalej sprzedawać „bo nie” więc opisany tu temat nie jest wyssany z palca 😉