Oświadczenia odnośnie zasad prowadzenia ewidencji obowiązkowe!

Przedsiębiorca rejestrujący sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego musi zdawać sobie sprawę z szeregu należących do niego zadań oraz poprawnie je wykonywać. Ale przecież w ogromnej części działalności handlowych i usługowych nie jest jedyną osobą, która pracuje z tego typu technologiami sprzedaży podczas obsługiwania klientów detalicznych. Nierzadko należy to do obowiązków jego pracowników. I dlatego też powstał wymóg stosowania specjalnych oświadczeń związanych ze znajomością zasad prowadzenia ewidencji obrotu. Czym właściwie one są?

Na czym polegają obowiązkowe oświadczenia dotyczące zasad ewidencji?

Konieczność stosowania urządzeń rejestrujących dotyczy zdecydowanej większości branż i reprezentujących je działalności, zajmujących się sprzedażą towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych. Kluczowym, wynikającym z funkcjonujących przepisów obowiązkiem jest poprawne ewidencjonowanie obrotu i wystawianie paragonów dla klientów przy zrealizowaniu każdej transakcji. Zaś nieprzestrzeganie tych zasad wiąże się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Rzecz w tym jednak, że w sporej liczbie mniejszych i większych firm nie tylko przedsiębiorcy obsługują nabywców produktów lub usług oraz rejestrują sprzedaż przy użyciu kas bądź drukarek fiskalnych. Bardzo często zdarza się, że zadanie to spoczywa na zatrudnionym personelu. W takim przypadku może dochodzić do wątpliwości, kto odpowiada za ewentualne błędy podczas wspomnianych czynności. Pracownik, który faktycznie pracuje z urządzeniem fiskalnym, czy przedsiębiorca, który ostatecznie odpowiada za wszystkie procesy związane z zarządzaniem działalnością. Dlatego tę kwestię uregulowało nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, nakładając nowy obowiązek na podatnika. Chodzi o oświadczenia dotyczące zasad prowadzenia ewidencji obrotu. Wedle wspomnianego Rozporządzenia MF, zanim zatrudniona osoba przystąpi do pracy z urządzeniem fiskalnym, przedsiębiorca musi zapoznać ją z wymogami dotyczącymi poprawnego rejestrowania sprzedaży. Mowa o kwestiach niezbędnych, takich jak choćby wystawianie paragonów fiskalnych. Pracownik musi wiedzieć, że transakcję trzeba zakończyć wydaniem klientowi takiego dokumentu oraz że nie można go zastąpić innym, np. wydrukiem z terminala potwierdzającym płatność bezgotówkową. A także, że niestosowanie się do tych wymogów prowadzi do konkretnych konsekwencji ze strony organów skarbowych. Dowodem zapoznania osoby zatrudnionej z zasadami ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, umożliwiającym jednocześnie pracę z tego typu urządzeniami, ma być właśnie sporządzone oświadczenie (osobne w przypadku każdej osoby korzystającej ze wspomnianych technologii).

Jak wygląda oświadczenie w sprawie znajomości zasad prowadzenia ewidencji obrotu?

Wszystkich niezbędnych materiałów oraz informacji na ten temat dostarcza przywołany wyżej dokument. Chodzi dokładnie o załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zawiera on m.in. wzór oświadczenia, jakie przedsiębiorca powinien sporządzić. Dostarcza też szczegółów odnośnie zasad ewidencjonowania obrotu, z którymi trzeba zapoznać zatrudnionego, przyszłego użytkownika urządzenia fiskalnego, czy też skutków w przypadku łamania tych przepisów. Zgodnie z wytycznymi, zawartymi w Rozporządzeniu MF, oświadczenie trzeba zrealizować w dwóch identycznie brzmiących egzemplarzach i zawrzeć w nich dane zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownika. Oba dokumenty muszą być podpisane przez obie strony. Finalnie jeden egzemplarz trafia do zatrudnionej osoby, zaś drugi – do właściciela działalności gospodarczej.