Kilka słów o raportach dobowych i miesięcznych

Gdy mówi się o przebiegu transakcji, często kładzie się nacisk na jej zakończenie, a mianowicie – konieczność wydania nabywcy paragonu fiskalnego. Podkreśla się również, że tego dokumentu nie może zastąpić potwierdzenie płatności kartą bądź inny wydruk. No dobrze, ale przecież prowadzenie działalności handlowej nie kończy się na kwestii jednej, konkretnej sprzedaży. To szereg działań, do których dochodzą kolejne obowiązki podatnika. I kolejne wydruki do zrealizowania.

A tych obowiązków jest trochę – wystarczy wspomnieć o obowiązkowych przeglądach technicznych urządzenia rejestrującego (które muszą odbywać się nie rzadziej, niż co 2 lata), konieczności przechowywania w miejscu pracy prawidłowo wypełnionej książki serwisowej czy też archiwizacji kopii wystawionych paragonów. Do zadań podatnika należy jeszcze jedno, o którym będzie właśnie ten wpis, czyli – realizacja raportów fiskalnych.

Czym są raporty fiskalne oraz na jakie dzielą się rodzaje?

Podczas ewidencjonowania obrotu jesteśmy zobligowani do systematycznego dokumentowania go w postaci raportów fiskalnych. Są to wydruki zawierające informacje o zarejestrowanych transakcjach za dany okres czasu, zgodnie z przyjętymi i zaprogramowanymi poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedażą, która jest od tego podatku zwolniona. W rezultacie, dokumenty te pozwalają zestawić łączną kwotę brutto ze sprzedaży – z uwzględnieniem podziału na różne stawki podatku VAT – oraz kwoty należnego od niej podatku VAT. Dane te zapisywane są pod postacią 2 rodzajów wydruków: raportów dobowych i raportów miesięcznych.

Na czym polega raport dobowy?

Wydruk ten generuje się na zakończenie dnia pracy, bowiem mają się w nim znaleźć informacje odnośnie naszego obrotu w ciągu jednej doby. Może się jednak tak zdarzyć, że zapomnimy zrealizować ten raport podczas zamykania sprzedaży. Obowiązujące przepisy przewidują taką ewentualność, na którą jest tylko jeden sposób. Należy zrealizować raport dobowy dnia następnego, ale koniecznie przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji. W innym wypadku – czyli braku wydruku bądź wykonania go po czasie – dojdzie do błędu w ewidencji obrotu oraz przekroczenia prawa fiskalnego. Dla organów skarbowych sytuacja ta może podważać prawidłowe prowadzenie działalności handlowej, a dla podatnika – oznaczać przykre konsekwencje. W tym przypadku również istnieje jeden wyjątek od reguły. Jeśli w danym dniu nie miała miejsca ani jedna sprzedaż, raport dobowy nie musi być wykonywany, gdyż i tak posiadałby w wyliczeniach wartość zerową.

Na czym polega raport miesięczny?

Analogicznie do pierwszego, dokument ten zawiera dane na temat zaewidencjonowanego obrotu w konkretnym przedziale czasowym – w tym wypadku jest to jeden miesiąc. Niemniej, nieco inaczej wyglądają zasady dotyczące jego realizacji. Raport miesięczny możemy wykonać maksymalnie do 25 dnia miesiąca następującego po tym, który jest przedmiotem tego wydruku. Tak jak w poprzedniej sytuacji, brak odpowiedniej dokumentacji równa się złamaniu przepisów i potrafi doprowadzić do konsekwencji ze strony Urzędu Skarbowego. Lecz tu także jest jedno „ale” – jeśli w ciągu całego miesiąca nie zostanie zarejestrowana ani jedna sprzedaż, raport ma wartość zerową i nie ma konieczności realizowania go. Trzeba jednak przyznać, że to sytuacja, która nie zdarza się zbyt często.

Jak możemy ułatwić sobie ich realizację?

Z powyższych informacji wynika na pewno jeden wniosek: choć zadanie, jakim jest realizacja raportów dobowych i miesięcznych, nie sprawia podatnikowi trudności, warto zadbać o prawidłowe wykonanie go, by uniknąć nieprzyjemności ze strony prawa. Nie zmienia to jednak faktu, że mylić się i zapominać jest rzeczą ludzką – dlatego producenci starają się tworzyć urządzenia fiskalne, które ułatwią dbanie o fiskalne obowiązki. Do przydatnych rozwiązań należy chociażby klawiatura z przyciskami funkcyjnymi, pozwalająca na proste wykonywanie raportów przy użyciu nawet tylko jednego klawisza, czy programowane przypomnienia, które w stosownym momencie informują nas o konieczności realizacji tych wydruków. A zatem, gdy wybieramy urządzenie rejestrujące, warto rozejrzeć się za modelem, który tego typu opcje oferuje.