Elektroniczna kopia – dlaczego warto na nią postawić?

Formuła bloga pozwala na swobodne wyrażanie opinii – i w przypadku tego tematu mam zamiar z tego prawa skorzystać. Ponieważ na wstępie chciałbym zaznaczyć, że moim zdaniem nie ma żadnego „ale” przeciwko zastosowaniu elektronicznej kopii paragonów. I postaram się to rzetelnie uargumentować. Tak więc, dziś wpis dla tych, którzy dopiero oswajają się z branżą fiskalną. Albo dla tych, którzy mają jeszcze wątpliwości względem podobnych rozwiązań.

Warto jednak zaznaczyć, że akurat to rozwiązanie powoli wchodzi w fazę standardu, reprezentującego nie tyle już nowoczesne, co po prostu współczesne technologie sprzedaży. Domyślam się jednak, że dla wielu użytkowników „lepsze potrafi być wrogiem dobrego”. Mogą oni też podejrzewać, że w ich przypadku elektroniczna kopia się nie przyda. Albo zwyczajnie obawiają się wysokich, początkowych kosztów. Cóż…na wszystko znajdziemy kilka słów 😉

Kopia paragonów – dawniej i dziś

Nie będę się rozwodził nad szczegółami prawnymi – zaznaczę jedynie dla przyzwoitości, że każdy przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego podczas sprzedaży towarów lub usług, ma obowiązek przechowywać kopie wystawionych paragonów. I to przynajmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił wydruk przeznaczonych dokumentów wydanych klientom.

Dawniej nie było żadnych wątpliwości, ponieważ istniał tylko jeden, zgodny z prawem sposób na realizację tego wymogu. Mowa o kopii tradycyjnej. Jak to wygląda w praktyce? Urządzenie korzysta z 2 rolek papieru termicznego. Jedna służy do wystawiania dowodów sprzedaży dla nabywców, a druga – do tworzenia duplikatów tych dokumentów. Zapełnione rolki z kopiami należy przechowywać w porządku i, co niezmiernie ważne, w odpowiednich warunkach (miejsce suche i bez dostępu światła), które zapewnią wydrukom czytelność przez kolejne lata (niestety, trwałość papieru termicznego pozostawia dużo do życzenia).

Obecnie jest też 2 sposób – elektroniczny. Drugą rolkę zastępuje nieduża karta pamięci, na której umieszczane są niezbędne informacje o zarejestrowanych transakcjach. Te dane można przenieść na komputer, a następnie na inne nośniki (płytę DVD, pendrive itp.).

Zalety elektronicznej kopii paragonów

I cóż zatem oferuje nam nowe, elektroniczne rozwiązanie? Przede wszystkim – znaczne uproszczenie obowiązków, czyli przechowywania ważnych danych (znika konieczność gromadzenia wielu papierowych wydruków). Poza tym, urządzenia fiskalne z tą opcją mogą posiadać zdecydowanie mniejszą konstrukcję oraz jeszcze łatwiejszy w obsłudze mechanizm drukujący. Oprócz tego, umożliwiają wygodne zarządzanie danymi, włącznie z szansą na ich dodatkowe zabezpieczenie (różne nośniki).

Dziś oba rozwiązania – kopia tradycyjna (papierowa) i kopia elektroniczna – funkcjonują obok siebie. I nadal sporo osób wybiera pierwszy wariant. Cóż… moim zdaniem, nie ma takiego przedsiębiorstwa, w którym cyfrowy zapis danych by się nie sprawdził, nie usprawnił pracy, nie zwiększył wygody obsługi urządzenia itd. A jeśli chodzi o wyższe wydatki na początku działalności, to pamiętajmy, że kasa lub drukarka z elektroniczną kopią korzysta z tylko 1 rolki papieru. Krótko mówiąc, znacznemu obniżeniu ulegają koszty eksploatacji urządzenia, więc pieniądze z czasem nam się zwracają.