Jeśli spojrzymy na sprawę technologii sprzedaży z perspektywy prawa, wielu przedsiębiorców musi ewidencjonować obrót za pomocą urządzenia fiskalnego. I na tym w zasadzie koniec. Jeśli jednak podejdziemy do tematu od strony efektywności zarządzania działalnością handlową, szybko zrozumiemy, że różne firmy wymagają różnych, czasem wręcz dość precyzyjnych rozwiązań. Takich jak, na przykład, systemowa kasa rejestrująca. Czym charakteryzuje się wspomniana technologia? I do jakich warunków biznesowych została stworzona?
Kasa systemowa, czyli fiskalny „złoty środek”
Aby zrozumieć istotę wspomnianej technologii, należy zacząć od podstawowego zagadnienia, czyli różnic pomiędzy kasą a drukarką fiskalną. Jedną z nich jest to, że urządzenie pierwszego typu może funkcjonować samodzielnie, bez użycia dodatkowych elementów. Natomiast drugi rodzaj urządzeń rejestrujących do pracy wymaga komunikacji z komputerem (lub terminalem komputerowym) oraz zastosowania odpowiedniego oprogramowania sprzedażowego czy sprzedażowo-magazynowego. Kolejna istotna różnica to fakt, że drukarki posiadają niektóre parametry znacznie wyższe, niż kasy. Dotyczy to zwłaszcza liczby obsługiwanych pozycji towarowych. Kiedy zwykłe kasy osiągają w tym względzie maksymalną liczbę około 15-20 tysięcy PLU, drukarki potrafią „dochodzić do pułapu” nawet miliona PLU. Ale jak nie trudno się domyślić, skoro potrafią istnieć bardzo różne przedsiębiorstwa, o bardzo różnych standardach i potrzebach, zaś rynek technologii handlowych wciąż się zmienia, musiały w końcu powstać „rozwiązania pośrednie”. Tak pojawiły się na rynku małe, kompaktowe i ergonomiczne drukarki fiskalne, tak też się stało z kasami systemowymi – dużymi urządzeniami rejestrującymi, pracującymi samodzielnie i oferującymi obsługę nawet do 100 tysięcy pozycji towarowych.
Cechy charakterystyczne kas systemowych
Pierwsze, zasadnicze kwestie, które wyróżniają modele systemowe spośród innych kas, zostały już przywołane. Jedna z nich to zdecydowanie większa baza PLU, idąca już w wyniki kilkudziesięciu tysięcy pozycji. Druga natomiast to zdecydowanie większe gabaryty – w zasadzie pod względem konstrukcyjnym fiskalne urządzenia systemowe są dokładnym przeciwieństwem kas mobilnych. Jednak to nie wszystko. Jak sama nazwa wskazuje, kasy te stwarzają znakomite warunki do realizacji rozbudowanego systemu sprzedaży. Wszystko za sprawą większej liczby i różnych rodzajów zastosowanych interfejsów komunikacyjnych. Dzięki temu jeden model jest w stanie płynnie współpracować z wieloma urządzeniami peryferyjnymi naraz, takimi jak komputer, waga elektroniczna, czytnik kodów kreskowych, szuflada na pieniądze, terminal płatniczy itp. Kasy systemowe często wyposażone są w porty Ethernet, umożliwiające podłączenie ich do komputerowej sieci LAN i tym samym uzyskanie niezwykle szybkiej i stabilnej transmisji danych. Co jeszcze charakteryzuje te urządzenia? Rozbudowane klawiatury, a więc i duża liczba programowalnych przycisków funkcyjnych. Niektóre modele pozwalają zdefiniować nawet ponad 100 własnych skrótów klawiszowych (dla wybranych towarów lub usług czy też opcji kasy). Można do tego dodać też nierzadko konfigurowalny wyświetlacz klienta, szybszy mechanizm drukujący (współgrający zawsze z elektroniczną kopią paragonów) oraz wystawianie dokumentów niefiskalnych.
Z wymienionych i opisanych cech jasno wynika fakt, że systemowe kasy rejestrujące są stworzone dla przedsiębiorstw stacjonarnych, dla większych stanowisk pracy – firm, w których mamy do czynienia ze zdecydowanie bogatszym asortymentem i sporym natężeniem ruchu. Świetnie bowiem sprawdzają się w sytuacji, gdy konieczna staje się szybka obsługa klientów. Kasy systemowe odznaczają się wysoką wydajnością oraz umożliwiają sprawną realizację dodatkowych zadań sprzedażowych, jak pomiar masy produktów, pozyskiwanie danych z kodów kreskowych czy akceptacja płatności elektronicznych.
Naprawdę, urządzenie z duuużymi możliwościami. No tylko ten jeden minus – nie do zabrania w teren. Ale w gruncie rzeczy nie temu ma służyć. Od tego są kasy i drukarki mobilne, prawda.