W przypadku urządzeń rejestrujących istnieją obowiązki podstawowe, do których warto wracać, mimo że wielu przedsiębiorców dowiaduje się o nich już na starcie pracy z kasami lub drukarkami fiskalnymi. Warto choćby z uwagi na osoby dopiero zaczynające przygodę z ewidencją obrotu. Ale nie tylko. Nowy system fiskalizacji dla niejednego przedsiębiorcy – także już rejestrującego sprzedaż – będzie oznaczał konieczność wdrożenia urządzenia typu online. Zaś pewne „znane” zadania w przypadku tych technologii nie są do końca takie same. Przykład? Obowiązkowe raporty fiskalne. Jakie zaszły w nich zmiany z racji pojawienia się zaawansowanego rozwiązania teleinformatycznego?
Co oznacza realizacja raportów fiskalnych?
Przedsiębiorcy zobligowani do pracy z urządzeniami fiskalnymi mają nie tylko ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług i wystawiać paragony dla klientów przy każdej dokonanej transakcji. Tak naprawdę do ich powinności należy szereg zadań, które muszą oni wykonywać w odpowiedni sposób. W dużej mierze sprowadzają się one do różnych aspektów dokumentowania procesów związanych z rejestrowaniem obrotu. Mowa choćby o przestrzeganiu terminów obowiązkowych przeglądów technicznych, sprawdzających stan i prawidłowość funkcjonowania kasy bądź drukarki fiskalnej czy też o właściwym przechowywaniu książki serwisowej. Do równie ważnych czynności należy także poprawne wykonywanie raportów fiskalnych.
Te natomiast są dokumentami, które w szczegółowy sposób informują o uzyskanym obrocie w konkretnym czasie. Oraz o wynikającej z tego faktu kwocie podatku należnego VAT – z uwzględnieniem poszczególnych stawek podatkowych. Dane te są dla organów skarbowych dodatkowym zapewnieniem, że bieżące działania przedsiębiorcy są zgodne z funkcjonującymi przepisami. Raporty fiskalne mogą być różne, natomiast ich dwa rodzaje – dobowe i miesięczne – podatnicy pracujący z urządzeniami rejestrującymi muszą bezwzględnie wykonywać.
Raporty dobowe oraz miesięczne „dawniej i dziś”
Wcześniejsze procedury, związane z wymaganymi raportami dobowymi i miesięcznymi, były ujednolicone i dotyczyły wszystkich urządzeń rejestrujących – kas oraz drukarek fiskalnych, z tradycyjną i elektroniczną kopią paragonów. Na czym polegały? Chodziło o wystawienie stosownych wydruków dokumentujących obrót uzyskany w określonym czasie. W pierwszym przypadku z wymienionych mowa o danych odnoszących się do konkretnej doby. Zwykle taki wydruk wystawia się więc pod koniec dnia pracy, kiedy następuje zamknięcie sprzedaży. Istnieje jednak możliwość przeprowadzenia tej czynności kolejnego dnia. Należy natomiast pamiętać, że realizacja raportu dobowego musi nastąpić przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z nową datą. Tylko w ten sposób uniknie się błędu w dokumentacji. Jeśli chodzi o drugi typ raportu – miesięczny, zwany też okresowym – w dokumencie muszą znaleźć się szczegółowe informacje obrocie i podatku należnym VAT wynikającymi z pracy w konkretnym miesiącu. Należy go wykonać po jego ukończeniu, jednak nie później, niż 25 dnia miesiąca następującego po nim. Co ciekawe, w szczególnych przypadkach można zaniechać wystawienia tych wydruków. A mianowicie, jeśli w danym czasie (odpowiednio dla tych dokumentów – w ciągu konkretnej doby lub w trakcie określonego miesiąca) nie doszło do zaewidencjonowania ani jednej transakcji. Oczywiście, nie zwalnia to podatnika z realizacji kolejnych raportów dobowych i miesięcznych, gdy znów dojdzie do sprzedaży.
Urządzenia rejestrujące online, pod wieloma względami nowocześniejsze, funkcjonują na innych zasadach, w oparciu o wymogi nowego systemu fiskalizacji. Przede wszystkim łączą się przez internet z Centralnym Repozytorium Kas i tam też automatycznie wysyłają niezbędne dane. Ale czy coś zmieniły w kwestii wykonywania obowiązkowych raportów? Wbrew pozorom – nie tak dużo. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z funkcjonującymi przepisami, w przypadku pracy z tego typu kasami i drukarkami fiskalnymi raporty dobowe trzeba realizować w formie cyfrowej, natomiast miesięczne – w tradycyjnej formie papierowej. Różnica ta jest istotna, zważywszy na fakt, że coraz więcej przedsiębiorców będzie zobligowanych do korzystania z urządzeń rejestrujących online. Tymczasem błędne wykonywanie obowiązkowych raportów fiskalnych – podobnie jak zaniechanie czynności (z pominięciem wspomnianych wyjątków) traktowane jest jako złamanie przepisów, co może spotkać się z przykrymi dla podatnika konsekwencjami.
niby taka drobna rzecz a godna uwagi bo pomylka moze miec dotkliwe skutki…dobry tekst, pozdrawiam